Wie betaalt incassokosten?

Als een debiteur of schuldenaar zijn of haar schuld niet vrijwillig betaalt, dan moet je achter de betaling aangaan. Dat kost niet alleen tijd en moeite, maar ook kosten. Die incassokosten komen tot een bepaalde hoogte voor rekening van de debiteur. Maar wanneer mag je die eisen en wie moet die kosten betalen?

Wanneer mag je incassokosten eisen?

De kosten voor het innen van schulden noemen we incassokosten. Professionele organisaties zoals incassobureaus en deurwaarders houden zich bezig met incasso. Die brengen kosten in rekening voor het incassotraject. Bijvoorbeeld voor het versturen van aanmaningen en ingebrekestellingen. Die kosten zijn afhankelijk van de afspraken die je maakt met het incassobureau. Je kunt die werkzaamheden echter ook gewoon zelf uitvoeren.

Je mag alleen kosten eisen als je daadwerkelijk een vordering hebt die niet op tijd is betaald. Dan moet dus eerst vaststaan dat jij een vordering hebt, op wie jij die hebt, hoe hoog die vordering is en wanneer de debiteur die (uiterlijk) moet betalen.

Daarnaast mag je alleen kosten eisen wanneer de debiteur in verzuim is. Dat is (vaak) nadat de debiteur niet betaalt binnen de betalingstermijn in een ingebrekestelling. Het aflopen van een betalingstermijn van een factuur heeft (vaak) niet verzuim tot gevolg. Kijk dus goed wat de betaalafspraken zijn.

Incassokosten bij bedrijven

Bij incasso tussen bedrijven (B2B) heb je veel contractsvrijheid. Daarom is het belangrijk om kosten vooraf goed af te spreken. Als er niets is afgesproken, dan geldt de regel dat incassokosten verschuldigd zijn na de uiterste betaaldatum van de factuur of schuld. Voorbeeld: Als de uiterste betaaldatum van een factuur 1 januari is, dan mag je op 2 januari kosten in rekening brengen. Je hoeft hiervoor geen voorafgaande aanmaning te sturen.

Incassokosten bij consumenten

Bij schulden van consumenten en eenmanszaken (B2C), zoals bij consumentenkoop, geldt een strenge regel. Je mag dan namelijk pas incassokosten eisen als de consument na verzuim is aangemaand tot betaling binnen 14 dagen na ontvangst van de aanmaning. De 14 dagentermijn moet beginnen op de dag na ontvangst van de aanmaning.

De consument moet dus betalen binnen vijftien dagen nadat de aanmaning bij hem of haar is bezorgd. Die aanmaning werkt pas op het moment dat de aanmaning is ontvangen. Werk dus met ontvangstbevestigingen om de datum van ontvangst vast te stellen en te bewijzen. Betaalt de consument binnen de 14 dagen termijn? Dan is hij of zij geen kosten verschuldigd. Ook als je al wel incassokosten hebt gemaakt.

Een aanmaning die betaling binnen veertien dagen na heden of binnen veertien dagen na verzending van deze brief eist voldoet daar niet aan. Daarnaast moet je bij de aanmaning ook het bedrag noemen die je bij niet tijdige betaling in rekening zal brengen. De aanmaning moet dus uitdrukkelijk de gevolgen van het uitblijven van betaling en de verschuldigdheid van de incassokosten noemen.

Die regels moet je streng naleven. Doe je dat niet? Dan heb je geen recht op vergoeding. Je moet dan nog een keer een aanmaning sturen die wel voldoen aan de wettelijke eisen. Je mag hiervan geen afwijkende afspraken met de consument maken. Dit is dwingend recht.

Welke incassokosten kan ik eisen van een bedrijf?

In eerste instantie moet de schuldeiser de incassokosten zelf dragen of betalen aan het incassobureau. Maar het is natuurlijk niet eerlijk als dit allemaal voor rekening komt van de schuldeiser. Daarom kan je de redelijke kosten voor voldoening van een vordering ‘buiten rechte’ (dus zonder rechter) eisen als jouw debiteur een bedrijf is. Dat is een ruime en vage regel. Je mag in principe dus alle kosten die jij maakt om betaling te krijgen eisen zolang die kosten redelijk zijn. Dat kan leiden tot onduidelijkheid en discussies. Zorg er daarom voor dat je op voorhand goede afspraken maakt over incassokosten en de hoogte daarvan. Denk ook aan een boetebeding.

Heb je geen afspraken over incasso gemaakt? Dan geldt bij een bedrijf als debiteur (dus bij B2B) dat je minimaal recht hebt op vergoeding van €40,-. Ook als je daadwerkelijke incassokosten lager zijn.

Doe je zelf de incasso of doet jouw bedrijf dat? Dan mag je dus ook vergoeding van die incassokosten eisen zolang die kosten redelijk zijn. Daarbij kan je aansluiting zoeken bij de zogenaamde BIK-staffel. Die kan je vinden op rechtspraak.nl.

Maximale incassokosten bij consumenten

Voor consumenten is de hoogte van die kosten wettelijk beperkt. Dat zijn dus de maximale incassokosten die een debiteur verschuldigd is en die je mag doorbelasten. De maximale kosten moet je berekenen aan de hand van de BIK-staffel.

Zo zie je daarin dat bij een vordering van € 2.500, je 15% over de vordering mag eisen met een maximum van € 375. Bij vorderingen van € 2.500 tot en met € 5.000 is het iets anders. Dan mag je € 375 plus 10% over de vordering min € 2.500 eisen. Dus als je € 3.000 te vorderen hebt, dan zijn de buitengerechtelijke incassokosten: € 375 plus € 50 (want: € 50 is 10% van € 3.000 minus € 2.500 = € 500).

Wanneer je hogere kosten maakt of betaalt aan de deurwaarder (bijvoorbeeld voor extra werkzaamheden zoals een verhaalsonderzoek), zijn dan die hogere kosten voor jouw rekening. Maar dat betekent bij consumenten ook dat wanneer je kosten lager zijn, je dus gewoon het wettelijke bedrag kunt eisen.

Btw over incassokosten?

Hoe zit het met de btw? Je mag de buitengerechtelijke incassokosten verhogen met de btw als je niet btw-plichtig bent (en je de btw dus niet kan verrekenen). Als je wel btw-plichtig bent, dan moet je btw wel zelf betalen.

Naast incassokosten kan je ook wettelijke rente eisen. Die wettelijke rente is namelijk een schadevergoeding voor te late betaling door de debiteur. Dit geldt bij B2B en B2C vorderingen.