“Moet ik notuleren bij een vergadering?” De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen van een bestuur, aandeelhouders of leden. In de statuten kan dit wel als verplichting zijn opgenomen.
Notuleren verplicht?
De wet verplicht niet tot het opstellen van notulen bij vergaderingen van een bestuur, leden of aandeelhouders. Notuleren wil minimaal zeggen dat een besluit wordt vastgelegd. Een dergelijke vorm van notuleren noem je een besluitenlijst. Je hoeft dus niet een hele beraadslaging vast te leggen. Het belangrijkste is dat het te nemen besluit zorgvuldig op papier komt.
Duidelijkheid over vergadering
Notulen zijn dus niet wettelijk verplicht. Maar zeker voor bepaalde besluiten, zoals het uitkeren van dividend of het aanstellen van een bestuurder zijn notulen eigenlijk een vereiste. Anders kan je later nooit bewijzen dat de aandeelhouders of het bestuur dit besluit hebben genomen.
Notulering kan dus misverstanden, onduidelijkheden of discussie na de vergadering voorkomen. In de notulen leg je duidelijk schriftelijk vast wat op de vergadering besproken onderwerpen waren. Zo kan iedereen achteraf teruglezen en bewijzen wat er is besproken.
Notulen als bewijsmiddel
Daarnaast kunnen notulen ook dienen als bewijs bij procedures, bijvoorbeeld als bewijsmiddel dat er wel of geen sprake is van onbehoorlijke taakvervulling door een bestuurder. Onbehoorlijke taakvervulling is het risico dat bestuurders lopen om persoonlijk aansprakelijk gesteld te worden bij een eventueel faillissement. Het is daarom verstandig om notulen zorgvuldig op te stellen. In die stukken moet je steeds voldoende informatie opnemen over de inhoud van de vergadering en de aanwezigen.
Model notulen
Op onze website tref je een reeks van modelnotulen aan. Zowel notulen voor een BV als voor een vereniging of stichting. De modellen zorgen ervoor dat de basis van het besluit juist wordt vastgelegd. Dat is bijzonder belangrijk voor het voorkomen van bestuurdersaansprakelijkheid. De inhoud van het besluit moet je zelf aanpassen.
Notulen zonder vergadering
Notulen worden ook vaak gebruikt, terwijl er in de werkelijkheid helemaal geen vergadering is geweest. Die dienen dan als schriftelijk besluit van de vergadering die is genomen in overeenstemming met de statuten.
